Externe Evaluator:innen einbinden und Gesuche zuweisen
Neu steht Ihnen dann die Rolle «Evaluator:in» zur Verfügung. Diese kann externen Evaluator:innen zugewiesen werden. Die Evaluator:innen erhalten nur Einsicht in die ihnen zugewiesenen Gesuche und können diese evaluieren.
Zudem können ab Partner Plus auch Gesuche an einzelne Personen zur Bearbeitung delegiert werden.
Gesuche an Evaluator:innen zuweisen
Um Gesuche von externen Evaluator:innen beurteilen zu lassen, müssen wir das Evaluationsmodul für Sie freischalten. Anschliessend können Sie Gesuche, die sich im Status «In Vorprüfung» befinden, bestimmten Personen zur Evaluation zuweisen.
Da Evaluationen nicht nur von externen, sondern je nach Förderorganisation auch von internen Personen vorgenommen werden, können Sie Gesuche im Status «In Vorprüfung» sowohl an Evaluator:innen als auch an Administrator:innen, Manager:innen und Entscheider:innen zuweisen.
Klicken Sie dazu beim entsprechenden Gesuch auf das Delegationssymbol (Pfeil) und wählen Sie die entsprechende(n) Person(en) aus.
Falls eine Person noch nicht zu Ihrem Account hinzugefügt wurde, können Sie diese hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken und die E-Mail-Adresse eingeben. Die Person wird dann automatisch Ihrem Account mit der Rolle «Evaluator:in» hinzugefügt.
Wenn Sie zusätzlich eine persönliche Nachricht eingeben möchten, können Sie dies im Textfeld tun.
Sobald Sie alle Personen ausgewählt haben, denen das Gesuch zugewiesen werden soll, klicken Sie auf «Gesuch delegieren».
Alle ausgewählten Personen erhalten eine E-Mail mit dem Link zur Beurteilung des Gesuchs sowie – falls vorhanden – Ihrer Nachricht.
Mit Klick auf den Link gelangen die Personen direkt in die Detailansicht des Gesuchs und können es dort anhand der von Ihnen hinterlegten Kriterien evaluieren.
Kriterien für die Evaluation festlegen
Für das Evaluationsmodul können Sie ein individuelles Scoringformular erstellen, nach dem die Evaluator:innen das Gesuch beurteilen sollen.
Sobald wir das Evaluationsmodul für Sie freigeschaltet haben, können Sie für jedes Gesuchsformular ein eigenes Scoringformular anlegen.
So gehen Sie vor:
Loggen Sie sich auf stiftungschweiz.ch ein und klicken Sie auf «Gesuche».
Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus der Gesuchsformulare, indem Sie auf das Gesuchsformular-Icon klicken.
Wählen Sie das entsprechende Formular aus und gehen Sie auf den Reiter «Scoring».
Aktivieren Sie hier das individuelle Scoring, entscheiden Sie, ob die durchschnittliche Punktzahl oder die Summe berechnet werden soll, und legen Sie den maximalen Punktwert pro Frage fest.
Geben Sie eine Beschreibung zum Vorgehen bei der Evaluation ein, die den Evaluator:innen angezeigt wird.
Fügen Sie die Fragen für die Evaluation hinzu. Wie im Gesuchsformular können Sie zwischen verschiedenen Fragetypen wählen, Tooltips hinzufügen sowie minimale und maximale Zeichenanzahlen bei Textfragen definieren.
Klicken Sie auf «Speichern und schliessen», um das Scoringformular zu speichern.
Gesuche zur Bearbeitung zuweisen
Neu können Sie auch Gesuche einzelnen Mitarbeitenden zur Bearbeitung im Status «Eingegangen» zuweisen.
Klicken Sie dazu ebenfalls auf das Delegationssymbol (Pfeil), wählen Sie die entsprechende Person aus, geben Sie optional eine Nachricht ein und klicken Sie auf «Gesuch delegieren».
Die ausgewählte Person erhält dann eine E-Mail mit dem Link zur Detailansicht des Gesuchs. Gesuche können zur Bearbeitung nur an Administrator:innen und Manager:innen zugewiesen werden.