Externe Evaluator:innen einbinden und Gesuche zuweisen
Neu können Gesuche an einzelne Personen zur Bearbeitung delegiert werden.
Ab Partner Plus steht Förderorganisationen auch die Rolle «Evaluator:in» zur Verfügung. Diese kann externen Evaluator:innen zugewiesen werden. Die Evaluator:innen erhalten nur Einsicht in die ihnen zugewiesenen Gesuche und können diese evaluieren.
Gesuche zur Bearbeitung zuweisen
Neu können Administrator:innen und Manager:innen auch Gesuche einzelnen Mitarbeitenden zur Bearbeitung im Status «Eingegangen» zuweisen.
Klicke dazu auf das Delegationssymbol (Pfeil), wähle die entsprechende Person aus, gib optional eine Nachricht ein und klicke auf «Gesuch delegieren».
Hier befindet sich das Delegationssymbol.
Die ausgewählte Person erhält dann eine E-Mail mit dem Link zur Detailansicht des Gesuchs. Gesuche können zur Bearbeitung nur an Administrator:innen und Manager:innen zugewiesen werden.
Gesuche an Evaluator:innen zuweisen
Um Gesuche von externen Evaluator:innen beurteilen zu lassen, müssen wir das Evaluationsmodul für euch freischalten. Anschliessend können Gesuche, die sich im Status «In Vorprüfung» befinden, bestimmten Personen zur Evaluation zugewiesen werden.
Da Evaluationen nicht nur von externen, sondern je nach Förderorganisation auch von internen Personen vorgenommen werden, kannst du Gesuche im Status «In Vorprüfung» sowohl an Evaluator:innen als auch an Administrator:innen, Manager:innen und Entscheider:innen zuweisen.
Klicke dazu beim entsprechenden Gesuch auf das Delegationssymbol (Pfeil) und wähle die entsprechende(n) Person(en) aus.
Falls eine Person noch nicht zu deinem Account hinzugefügt wurde, kannst du diese hinzufügen, indem du auf das Plus-Symbol klickst und die E-Mail-Adresse eingibst. Die Person wird dann automatisch deinem Account mit der Rolle «Evaluator:in» hinzugefügt.
Klicke auf «+ Neue Evaluator:innen einladen», um weitere Personen mit der Rolle Evaluator:in zu deinem Account hinzuzufügen.
Wenn du zusätzlich eine persönliche Nachricht eingeben möchtest, kannst du dies im Textfeld tun.
Sobald du alle Personen ausgewählt hast, denen das Gesuch zugewiesen werden soll, klicke auf «Gesuch delegieren». Alle ausgewählten Personen erhalten eine E-Mail mit dem Link zur Beurteilung des Gesuchs sowie – falls vorhanden – deiner Nachricht. Mit Klick auf den Link gelangen die Personen direkt in die Detailansicht des Gesuchs und können es dort anhand der hinterlegten Kriterien evaluieren.
Wenn du keine E-Mail-Benachrichtigung auslösen möchtest, deaktiviere den Schalter für die E-Mail-Benachrichtigung.
Dieser Schalter deaktiviert die E-Mail-Benachrichtigung.
Individuelle Kriterien für die Evaluation festlegen
Ab Partner Plus können Förderorganisationen neben dem Standardevaluationsformular (positiv/neutral/negativ und optionales Kommentar) auch ein individuelles Scoringformular, nach dem die Evaluator:innen das Gesuch beurteilen sollen, erstellen.
Sobald wir das individuelle Scoring freigeschaltet haben, kannst du für jedes Gesuchsformular ein eigenes Scoringformular anlegen.
So gehst du dafür vor:
Logge dich auf stiftungschweiz.ch ein und klicke auf «Gesuche».
Öffne den Bearbeitungsmodus der Gesuchsformulare, indem du auf das Gesuchsformular-Icon klickst.
Wähle das entsprechende Formular aus und gehe auf den Reiter «Scoring».
Aktiviere hier das individuelle Scoring und entscheide, ob die durchschnittliche Punktzahl oder die Summe berechnet werden soll.
Gib eine Beschreibung zum Vorgehen bei der Evaluation ein, die den Evaluator:innen angezeigt wird.
Füge die Fragen für die Evaluation hinzu. Wie im Gesuchsformular kannst du zwischen verschiedenen Fragetypen wählen, Tooltips hinzufügen sowie minimale und maximale Zeichenanzahlen bei Textfragen bzw. minimale und maximale Punktzahlen beim Fragetyp «Zahl» definieren.
Klicke auf «Speichern und schliessen», um das Scoringformular zu speichern.