Impliquer des évaluateur·rice·s externes et leur attribuer des demandes
Un nouveau rôle « Évaluateur·rice » est désormais disponible. Il peut être attribué à des évaluateur·rice·s externes. Ces personnes n’ont accès qu’aux demandes qui leur sont attribuées et peuvent les évaluer.
Dès le plan « Partner Plus », il est également possible de déléguer des demandes à des personnes individuelles pour traitement.
Attribuer des demandes aux évaluateur·rice·s
Pour faire évaluer des demandes par des évaluateur·rice·s externes, nous devons d’abord activer le module d’évaluation pour votre compte. Une fois activé, vous pouvez attribuer les demandes ayant le statut « En pré-analyse » à des personnes spécifiques pour évaluation.
Selon l’organisation de soutien, les évaluations peuvent être effectuées aussi bien par des personnes externes qu’internes. Vous pouvez donc attribuer les demandes en statut « En pré-analyse » aussi bien à des évaluateur·rice·s qu’à des administrateur·rice·s, des gestionnaires ou des décideur·euse·s.
Pour ce faire, cliquez sur l’icône de délégation (flèche) à côté de la demande concernée et sélectionnez la ou les personne(s) souhaitée(s).
Si une personne ne fait pas encore partie de votre compte, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur le symbole « + » et en saisissant son adresse e-mail. Elle sera automatiquement ajoutée à votre compte avec le rôle « Évaluateur·rice ».
Si vous souhaitez inclure un message personnel, vous pouvez le saisir dans le champ prévu à cet effet.
Une fois toutes les personnes sélectionnées, cliquez sur « Déléguer la demande ».
Toutes les personnes sélectionnées recevront un e-mail contenant le lien vers la demande ainsi que, le cas échéant, votre message.
En cliquant sur ce lien, elles accèderont directement à la vue détaillée de la demande et pourront l’évaluer selon les critères définis par vous.
Définir les critères d’évaluation
Vous pouvez créer un formulaire de scoring personnalisé pour le module d’évaluation, qui servira de base aux évaluations des demandes.
Dès que le module d’évaluation est activé pour vous, vous pouvez créer un formulaire de scoring pour chaque formulaire de demande.
Procédez comme suit :
Connectez-vous sur stiftungschweiz.ch et cliquez sur « Demandes ».
Ouvrez le mode édition en cliquant sur l’icône du formulaire de demande.
Sélectionnez le formulaire concerné et allez dans l’onglet « Scoring ».
Activez ici l’évaluation personnalisée, choisissez si la moyenne ou la somme doit être calculée, et définissez le nombre maximal de points par question.
Indiquez les instructions à suivre, qui seront visibles par les évaluateur·rice·s.
Ajoutez les questions d’évaluation. Comme dans le formulaire de demande, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de questions, ajouter des infobulles, et définir les longueurs minimales et maximales des réponses textuelles.
Cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder le formulaire.
Attribuer des demandes à traiter
Vous pouvez désormais également attribuer des demandes à des collaborateur·rice·s spécifiques ayant le statut « Reçue ».
Cliquez sur l’icône de délégation (flèche), sélectionnez la personne concernée, saisissez éventuellement un message, puis cliquez sur « Déléguer la demande ».
La personne sélectionnée recevra un e-mail contenant le lien vers la vue détaillée de la demande.
Les demandes à traiter ne peuvent être attribuées qu’aux administrateur·rice·s et gestionnaires.