Impliquer des évaluateur·rice·s externes et leur attribuer des demandes
Il est désormais possible de déléguer des demandes de soutien à des personnes spécifiques pour traitement.
À partir du plan Partner Plus, les organisations de financement ont également accès au rôle « Évaluateur·rice ». Ce rôle peut être attribué à des évaluateur·rice·s externes. Ces personnes n’ont accès qu’aux demandes qui leur sont attribuées et peuvent les évaluer.
Attribuer des demandes pour traitement
Les administrateur·rice·s et managers peuvent désormais attribuer les demandes de soutien ayant le statut « Reçue » à des collaborateur·rice·s spécifiques pour traitement.
Clique sur l’icône de délégation (flèche), sélectionne la personne concernée, saisis éventuellement un message, puis clique sur « Déléguer ».
Voici où se trouve l’icône de délégation.
La personne sélectionnée recevra alors un e-mail contenant le lien vers la vue détaillée de la demande. Les demandes ne peuvent être attribuées pour traitement qu’aux administrateur·rice·s et managers.
Attribuer des demandes aux évaluateur·rice·s
Pour faire évaluer des demandes de soutien par des évaluateur·rice·s externes, nous devons activer le module d’évaluation pour vous. Une fois activé, les demandes ayant le statut « En cours d'examen préliminaire » peuvent être attribuées à certaines personnes pour évaluation.
Comme les évaluations peuvent être réalisées non seulement par des personnes externes mais, selon l’organisation donatrice, également par des personnes internes, tu peux attribuer les demandes « En cours d'examen préliminaire » aussi bien à des évaluateur·rice·s qu’à des administrateur·rice·s, managers et décideur·deuse.
Clique sur l’icône de délégation (flèche) pour la demande concernée et sélectionne la ou les personnes correspondantes.
Si une personne n’a pas encore été ajoutée à ton compte, tu peux l’ajouter en cliquant sur l’icône « + » et en saisissant son adresse e-mail. Elle sera alors automatiquement ajoutée à ton compte avec le rôle « Évaluateur·rice ».
Clique sur « + Inviter de nouveaux évaluateur·rice·s » pour ajouter d’autres personnes avec le rôle « Évaluateur·rice » à votre compte.
Si tu souhaites ajouter un message personnel, tu peux le faire dans le champ de texte.
Une fois toutes les personnes sélectionnées, clique sur « Déléguer ». Toutes les personnes sélectionnées recevront un e-mail avec un lien vers la vue d’évaluation de la demande ainsi que, le cas échéant, ton message. En cliquant sur ce lien, elles accéderont directement à la vue détaillée de la demande et pourront l’évaluer selon les critères définis.
Si tu ne souhaites pas envoyer de notification par e-mail, désactive le bouton de notification par e-mail.
Voici le bouton permettant de désactiver la notification par e-mail.
Définir les critères d’évaluation personnalisés
À partir de l’offre Partner Plus, les organisations donatrice peuvent, en plus du formulaire d’évaluation standard (positif/neutre/négatif et commentaire facultatif), créer un formulaire de notation personnalisé selon lequel les évaluateur·rice·s doivent évaluer la demande.
Une fois la fonction de notation personnalisée activée, tu peux créer un formulaire de notation distinct pour chaque formulaire de demande.
Procédure :
Connecte-toi à stiftungschweiz.ch et clique sur « Demandes de soutien ».
Ouvre le mode édition des formulaires de demande en cliquant sur l’icône du formulaire.
Sélectionne le formulaire concerné et vais dans l’onglet « Notation ».
Active ici la notation personnalisée et choisis si la moyenne ou la somme des points doit être calculée.
Saisis une description de la procédure d’évaluation, qui sera affichée aux évaluateur·rice·s.
Ajoute les questions pour l’évaluation. Comme dans le formulaire de demande, tu peux choisir différents types de questions, ajouter des infobulles et définir un nombre minimal et maximal de caractères pour les questions textuelles ou des points minimum et maximum pour le type de question « Nombre ».
Clique sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder le formulaire de notation.