Das Budgetmodul

Mit dem Budgetmodul behältst du stets den Überblick über dein Förderbudget – sowohl über die bereits verteilten und noch offenen Mittel als auch darüber, welche zugesagten Beträge schon ausgezahlt wurden und welche du den Gesuchstellenden noch schuldig bist.

Um das Budgetmodul zu verwalten, wechsle von der Gesuchs-Ansicht in die Budget-Ansicht, indem du rechts oben auf das Budget-Symbol klickst.

Hier kannst du das Budgetmodul verwalten.

Du kannst selbst einstellen, ob du mit einem globalen Budget arbeiten oder ob du verschiedene Teilbudgets z.B. für deine verschiedenen Förderschwerpunkte hast und kannst diese dann entsprechend benennen. Zudem kannst du pro Jahr das Förderbudget definieren.

Einstellungen am Budget nimmst du immer in der Jahresansicht vor. Standardmässig ist dort ein «Konto» für das Gesamtbudget hinterlegt und das aktuelle Jahr. Du kannst das Konto jederzeit umbenennen, indem du auf das Stift-Symbol klickst. Dieses erscheint, sobald du mit der Maus über das Konto fährst. Um ein Budget für das aktuelle Jahr festzulegen, kannst du in die Spalte «Budget» klicken und das Budget eingeben.

Wenn ihr nicht nur mit einem Gesamtbudget arbeitet, sondern Teilbudgets habt, kannst du in der Jahresansicht für jedes Teilbudget ein Konto anlegen und diese so verwalten.

Das standardmässig hinterlegte Gesamtbudget benötigst du, wenn du mit Teilbudgets arbeitest, nicht, da das System das Total über die hinterlegten Teilbudgets automatisch berechnet. Du kannst somit das Gesamtbudget in eines deiner Teilbudgets umbenennen.

Um die weiteren Teilbudgets hinterlegen zu können, füge mit Klick auf «Konto hinzufügen» so viele weitere Konten hinzu, wie du Teilbudgets benötigt. Gib anschliessend den Namen des Budgets sowie das Budget für das aktuelle Jahr ein.

Hier kannst du ein Konto hinzufügen.

Wenn sich im Laufe der Zeit die Teilbudgets ändern und ein Budget wegfällt, kannst du es deaktivieren. So wird es dir nicht mehr angezeigt, wenn du zugesagte Beträge den Teilbudgets zuweist (wie du zugesagte Beträge den Teilbudgets und Jahren zuweist, wird im Abschnitt «Zugesagte Beträge ins Budgetmodul eintragen» erklärt).

Um ein Konto zu deaktivieren, wähle die Checkbox des entsprechenden Kontos an und klicke auf «Konto(s) deaktivieren». Deaktivierte Kontos erkennst du daran, dass sie ausgegraut angezeigt werden. Um das Konto wieder zu aktivieren, gehe gleich vor und klicke auf «Konto(s) aktivieren». Du kannst auch mehrere Kontos anwählen und so mehrere Kontos gleichzeitig (de)aktivieren.

Wähle das Konto, das du aktivieren oder deaktivieren möchtest, und klicke anschliessend auf aktivieren bzw. deaktivieren.

Wenn du ein angelegtes Konto nicht benötigst, kannst du dieses auch löschen. Bitte beachte, dass Zahlungen, die bereits diesem Konto zugewiesen wurden, automatisch in das Standardkonto (erstes Konto in der Liste mit dem Schloss-Symbol) verschoben werden. Der Vorgang kann zudem nicht rückgängig gemacht werden.

Um ein Konto zu löschen, wähle die Checkbox des entsprechenden Kontos an und klicke auf «Konto(s) löschen». Bestätige anschliessend, dass du das Konto wirklich löschen möchtest. Du kannst auch mehrere Kontos anwählen und so mehrere Kontos gleichzeitig löschen.

Wähle das Konto, das du löschen möchtest, und klicke anschliessend auf löschen.
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Standardmässig ist nur das aktuelle Kalenderjahr im Budgetmodul hinterlegt. Du kannst selbst die weiteren Jahre, die du benötigst, hinzufügen. Klicke dazu auf «+ Jahr hinzufügen», gib das Jahr, das du hinzufügen möchtest ein und klicke auf «Speichern». Für das neue Jahr kannst du nun in der Spalte «Budget» das Budget für die verschiedenen Konten für das neue Jahr eingeben.

Hier kannst du ein weiteres Jahr zu deiner Budgetübersicht hinzufügen.

Wie auch bei den Konten kannst du ein Geschäftsjahr deaktivieren, wenn es dir nicht mehr bei der Zuweisung von zugesagten Beträgen angezeigt werden soll (wie du zugesagte Beträge den Teilbudgets und Jahren zuweist, wird im Abschnitt «Zugesagte Beträge ins Budgetmodul eintragen» erklärt). Wähle dazu in der Jahresansicht das Jahr, das du deaktivieren möchtest, aus und deaktiviere den Schalter «Aktives Geschäftsjahr».

Hier kannst du ein Geschäftsjahr deaktivieren.

Das Budgetmodul bietet dir drei verschiedene Ansichten, die Ansicht von:

Du kannst du die Ansicht über das Dropdownmenü rechts oben im Budgetmodul ändern.

Hier kannst du die Ansicht wechseln.

In der Jahresansicht kannst du das Budget und die Jahre verwalten. Hier nimmst du also alle Einstellungen am Budgetmodul vor und passt bestehende Einstellungen an.

In der Kontoansicht kannst du dir nur ein spezifisches Konto anzeigen lassen. Über das Dropdown in der Mitte wählst du das gewünschte Konto. In dieser Ansicht hast du die Möglichkeit, die Budgetdetails für das gewählte Konto als Excel-Datei zu exportieren. Klicke dazu auf das Export-Symbol (Pfeil nach unten). Zudem kannst du auch in dieser Ansicht das aktuell gewählte Konto deaktivieren.

Hier wählst du das Konto aus und kannst die Budgetdetails exportieren.

In der Statusübersicht siehst du über alle Konten und Jahre die Einträge pro Status und kannst dir diese Ansicht auch als Excel-Datei exportieren. Mit Klick auf den Pfeil vor einem Konto öffnet sich die Detailansicht des Kontos und du siehst, welches Gesuch dem Konto zugewiesen wurde und auch die genauen Beträge in den einzelnen Status.

Es gibt die fünf Status «Budget», «Zugewiesen», «Geschuldet», «Bezahlt» und «Offen». Wenn du «Budget» anwählst, wird dir angezeigt, wie viel Budget bei jedem Konto bei dem entsprechenden Jahr hinterlegt ist. Bei «Zugewiesen» wird dir angezeigt, wie viel bereits einem bestimmten Konto/Gesuch zugewiesen wurde (welche Beträge bereits zugesagt wurden). Bei «Geschuldet» werden dir die noch nicht ausgezahlten Beträge pro Konto/Gesuch angezeigt und bei «Bezahlt» die Beträge, die bereits ausgezahlt wurden. Beide Status addiert ergeben den Betrag beim Status «Zugewiesen». Wenn du «Offen» anwählst, wird dir pro Konto angezeigt, wie viel Budget du in einem bestimmten Jahr noch zur Verfügung hast.

Hier kannst du zwischen den verschiedenen Status wählen und die Statusansicht exportieren.

Sobald du dein Budgetmodul eingerichtet hast, kannst du zugesagte Beträge einem Konto und Jahr zuweisen. Es ist auch möglich, eine mehrjährige Förderung zu erfassen und Beträge als bezahlt zu markieren.

Sobald du den Status eines Gesuchs auf «Angenommen» änderst, kannst du im unteren Bereich des sich öffnenden Fensters das Gesuch ins Budgetmodul eintragen. Wähle dafür das Konto, dem das Gesuch bzw. der zugesagte Betrag zugewiesen werden soll, das Jahr und den zugesagten Betrag. Wenn es sich um eine Förderung über mehrere Jahre handelt, füge für jedes Jahr eine Zahlungstranche hinzu und gib pro Zahlungstranche das Konto, das Jahr und den zugesagten Betrag für dieses Jahr an. Den Gesuchstellenden wird nur der Gesamtbetrag automatisch über das System kommuniziert, daher ist es sinnvoll, sie in der Nachricht über die genaue Förderung zu informieren. Klicke anschliessend auf «Annehmen», um den Status zu wechseln, die Nachricht an die Gesuchstellenden abzuschicken und die Eintragungen im Budgetmodul zu speichern.

Hier weisst du den zugesagten Betrag einem Konto und Jahr im Budgetmodul zu. Der angefragte Betrag ist automatisch vorausgefüllt, kann aber angepasst werden.

Jeder erfasste zugesagte Betrag wird im Budgetmodul und auch in der Gesuchsübersicht als «Geschuldet» markiert. Sobald ein Betrag ausgezahlt wurde, kannst du dies im System hinterlegen, indem du in der Gesuchsübersicht bei diesem Gesuch auf den Betrag klickst und dann bei der entsprechenden Tranche den Status auf «Bezahlt» stellst und auf «Speichern» klickst.

Hier markierst du einen Betrag als bezahlt.

Du hast aus Versehen einen falschen Betrag zugesagt oder der Betrag hat sich im Nachhinein verändert? Du kannst zugesagte Beträge jederzeit anpassen. Klicke dafür auf dem Gesuch auf den Betrag. Es öffnet sich das Fenster, in dem du den Betrag als bezahlt markieren kannst. Du kannst hier aber nicht nur Beträge als bezahlt markieren, sondern kannst die Beträge auch anpassen oder Tranchen hinzufügen. Bitte beachte, dass die Gesuchstellenden nur über die Änderung des Betrags informiert werden, wenn du eine Nachricht im Fenster oben eingibst.