Le module budgétaire

Le module budgétaire te permet de garder en permanence une vue d'ensemble de ton budget de soutien, tant en ce qui concerne les fonds déjà distribués et ceux encore disponibles que les montants déjà versés et ceux que tu dois encore aux demandeur·euse·s.

Pour gérer le module budgétaire, passe de la vue « Demandes de soutien » à la vue « Budget » en cliquant sur l'icône « Budget » en haut à droite.

Tu peux gérer ici le module budgétaire.

Tu peux choisir toi-même si tu souhaites travailler avec un budget global ou si tu préfères disposer de différents budgets partiels, par exemple pour tes différents axes de financement, et tu peux ensuite les nommer en conséquence. Tu peux également définir le budget de financement par année.

Les réglages du budget s'effectuent toujours dans la vue annuelle. Par défaut, une « catégorie » pour le budget total et l'année en cours y est enregistré. Tu peux renommer la catégorie à tout moment en cliquant sur le symbole du crayon. Celui-ci apparaît dès que tu passes la souris sur la catégorie. Pour définir un budget pour l'année en cours, tu peux cliquer dans la colonne « Budget » et saisir le budget.

Si tu ne travailles pas uniquement avec un budget global, mais que tu as également des budgets partiels, tu peux créer une catégorie pour chaque budget partiel dans la vue annuelle et les gérer ainsi.

Si tu travailles avec des budgets partiels, tu n'as pas besoin du budget global enregistré par défaut, car le système calcule automatiquement le total à partir des budgets partiels enregistrés. Tu peux ainsi renommer le budget global en l'un de tes budgets partiels.

Pour enregistrer les autres budgets partiels, clique sur « Ajouter une catégorie » et ajoute autant de catégories que tu as besoin de budgets partiels. Saisis ensuite le nom de la catégorie ainsi que le budget pour l'année en cours.

Tu peux ajouter un compte ici.

Si les budgets partiels changent au fil du temps et qu'un budget disparaît, tu peux le désactiver. Il ne s'affichera alors plus lorsque tu affecteras des montants accordés aux budgets partiels (la manière dont tu affectes les montants accordés aux budgets partiels et aux années est expliquée dans la section « Saisir et gérer les montants accordés dans le module budgétaire »).

Pour désactiver une catégorie, coche la case correspondante et clique sur « Désactiver le(s) catégorie(s) ». Les catégories désactivées sont reconnaissables à leur couleur grise. Pour réactiver la catégorie, procède de la même manière et clique sur « Activer le(s) catégorie(s) ». Tu peux également sélectionner plusieurs catégories et ainsi (dés)activer plusieurs comptes en même temps.

Sélectionne la catégorie que tu souhaites activer ou désactiver, puis clique sur activer ou désactiver.

Si tu n'as plus besoin d'un catégorie que tu as créé, tu peux aussi le supprimer. Note que les paiements déjà attribués à cette catégorie seront automatiquement transférés vers la catégorie par défaut (première catégorie de la liste avec le symbole du cadenas). Cette opération est irréversible.

Pour supprimer une catégorie, coches la case correspondante et clique sur « Supprimer le(s) catégorie(s) ». Confirme ensuite que tu souhaites vraiment supprimer la catégorie. Tu peux également sélectionner plusieurs catégories et les supprimer simultanément.

Sélectionne la catégorie que tu souhaites supprimer, puis clique sur « Supprimer ».

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Par défaut, seule l'année civile en cours est enregistrée dans le module budgétaire. Tu peux ajouter toi-même les autres années dont tu as besoin. Pour ce faire, tu cliques sur « + Ajouter une année », tu indiques l'année que tu souhaites ajouter et tu cliques sur « Enregistrer ». Tu peux alors saisir le budget des différents comptes pour la nouvelle année dans la colonne « Budget ».

Tu peux ici ajouter une année supplémentaire à ton aperçu budgétaire.

Comme pour les catégories, tu peux désactiver un exercice financier si tu ne souhaites plus qu'il s'affiche lors de l'attribution des montants accordés (la manière dont tu attribues les montants accordés aux budgets partiels et aux années est expliquée dans la section « Saisir et gérer les montants accordés dans le module budgétaire »). Pour ce faire, sélectionne dans la vue annuelle l'année que tu souhaites désactiver et désactive le bouton « Année budgétaire active ».

Tu peux désactiver un exercice comptable ici.

Le module budgétaire te propose trois vues différentes :

Tu peux modifier la vue à l'aide du menu déroulant situé en haut à droite du module budgétaire.

Ici, tu peux changer d'affichage.

Dans l'affichage annuel, tu peux gérer le budget et les années. C'est ici que tu effectues tous les réglages du module budgétaire et que tu modifies les réglages existants.

Dans la vue catégorie, tu peux afficher uniquement une catégorie spécifique. Sélectionne la catégorie souhaitée dans le menu déroulant au milieu. Dans cette vue, tu as la possibilité d'exporter les détails du budget de la catégorie sélectionnée sous forme de fichier Excel. Pour ce faire, clique sur le symbole d'exportation (flèche vers le bas). Tu peux également désactiver la catégorie actuellement sélectionné dans cette vue.

Ici, tu sélectionnes la catégorie et peux exporter les détails du budget.

Dans l'aperçu des statuts, tu peux voir les entrées par statut pour tous les catégories et toutes les années, et tu peux également exporter cette vue sous forme de fichier Excel. En cliquant sur la flèche devant une catégorie, tu ouvres la vue détaillée de la catégorie et tu peux voir quelle demande de soutien a été attribuée à la catégorie ainsi que les montants exacts dans les différents statuts.

Il existe cinq statuts : « Budget », « Attribué », « Dû », « Payé » et « Ouvert ». Si tu sélectionnes « Budget », tu verras le budget alloué à chaque catégorie pour l'année correspondante. Si tu sélectionnes « Attribué », tu verras le montant déjà attribué à une demande de soutien spécifique (les montants déjà confirmés). Le statut « Dû » affiche les montants non encore versés par catégorie/demande de soutien et le statut « Payé » affiche les montants déjà versés. La somme des deux statuts correspond au montant du statut « Attribué ». Si tu sélectionnes « Ouvert », le budget dont tu disposes encore pour une année donnée s'affiche pour chaque catégorie.

Tu peux ici choisir entre différents statuts et exporter l'aperçu des statuts.

Une fois ton module budgétaire configuré, tu peux attribuer les montants accordés à une catégorie et à une année. Il est également possible de saisir un financement pluriannuel et de marquer les montants comme payés.

Une fois que tu as modifié le statut d'une demande de soutien en « Acceptée », tu peux saisir la demande de soutien dans le module budgétaire dans la partie inférieure de la fenêtre qui s'ouvre. Pour ce faire, sélectionne la catégorie auquel la demande de soutien ou le montant accordé doit être attribué, l'année et le montant accordé. S'il s'agit d'une subvention pluriannuelle, ajoutes une tranche de paiement pour chaque année et indique pour chaque tranche la catégorie, l'année et le montant accordé pour cette année. Le système ne communique automatiquement aux demandeur·euse·s que le montant total. Il est donc judicieux de les informer du montant exact de la subvention dans le message. Ensuite, clique sur « Accepter » pour modifier le statut, envoie le message aux demandeur·euse·s et enregistre les entrées dans le module budgétaire.

Ici, tu attribues le montant accordé à une catégorie et à une année dans le module budgétaire. Le montant demandé est automatiquement prérempli, mais peut être modifié.

Chaque montant accordé saisi est marqué comme « dû » dans le module budgétaire et dans l'aperçu des demandes de soutien. Dès qu'un montant a été versé, tu peux l'enregistrer dans le système en cliquant sur le montant dans l'aperçu des demandes de soutien, puis en mettant le statut « payé » pour la tranche correspondante et en cliquant sur « Enregistrer ».

Ici, tu peux marquer un montant comme payé.

Tu as accidentellement accordé un montant incorrect ou le montant a changé par la suite ? Tu peux modifier les montants accordés à tout moment. Pour ce faire, clique sur le montant dans la demande de soutien. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle tu peux marquer le montant comme payé. Tu peux non seulement marquer les montants comme payés, mais aussi les modifier ou ajouter des tranches. Note que les demandeur·euse·s ne seront informés de la modification du montant que si tu saisis un message dans la fenêtre ci-dessus.