Avec nos assistants IA, nous te facilitons le quotidien. Dans cet article nous t'expliquons comment utiliser correctement les différents assistants IA. Continue à lire et découvre
Comment faire un portrait de projet à partir d'un PDF ?
Comment créer une lettre d'accompagnement pour une demande concrète ?
Comment améliorer un portrait de projet
Comment utiliser nos Magic Lists ?
Veuillez noter que ces fonctions ne sont actuellement utilisables que par les Nonprofits. Les Funders qui souhaitent essayer les assistants, contactez-nous par chat.
Si tu es connecté sur stiftung.stiftungschweiz.ch, tu trouveras l'accès aux assistants IA dans le menu. Clique simplement sur "Assistants IA" et tu arriveras sur une page d'aperçu de tous les assistants IA.
Portrait de projet à partir d'un PDF
Tout en haut de la page d'aperçu des assistants IA, tu trouves l'option de créer un portrait de projet à partir d'un PDF. Pour ce faire, clique tout d'abord sur "Que la magie opère!"
Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Pour recevoir un portrait de projet de l'assistant IA, tu dois d'abord télécharger ton dossier de projet. Attention, tu ne peux télécharger que des fichiers PDF d'une taille maximale de 10 Mo.
Si tu reçois le message d'erreur "Quelque chose s'est mal passé ici", cela signifie que le fichier PDF que tu as téléchargé est probablement trop grand. Réduis la taille et réessaie.
Dès que le PDF a été téléchargé avec succès, notre assistant IA lance sa magie. Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.
Lorsque l'assistant IA a terminé, tu peux voir le portrait de ton projet.
Clique sur "Enregistrer le projet" en bas à droite pour continuer. Tu arrives sur la page d'aperçu du projet que tu viens de créer. S'il te manque encore des informations pour le portrait de ton projet, elles seront affichées ici en rouge.
Complète les informations et vérifie les données remplies par l'IA avant de continuer. En haut à droite, tu peux cliquer sur "Afficher le portrait du projet" pour avoir un aperçu de l'aspect de ton portrait de projet sur la plateforme.
Une fois que tu as rempli toutes les données nécessaires et que tu es satisfait, tu peux publier ton portrait de projet. Tu as maintenant deux options : Tu peux rendre ton projet public pour que tout le monde puisse le voir, ou tu peux le garder privé et ne le partager qu'avec des organisations donatrices sélectionnées. Par la suite, tu pourras toujours changer le statut de ton projet : "privé" ou "public".
Lettre d'accompagnement pour une demande spécifique
En deuxième position sur la page d'aperçu des assistants IA, tu trouves l'option de créer une lettre d'accompagnement pour une demande spécifique. Pour ce faire, clique sur "Que la magie opère !" Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Ici, tu procèdes selon les étapes suivantes :
Choisis ton organisation. Si tu gères plusieurs organisations, tu peux sélectionner ici la bonne par le menu déroulant.
Choisis ton projet. Si tu cliques sur le menu déroulant, tu verras un aperçu de tous les projets que tu as saisis pour ton organisation sur StiftungSchweiz. Choisis le projet pour lequel tu souhaites créer une lettre d'accompagnement.
Choisis l'organisation donatrice. Dans le champ de recherche, tu peux chercher l'organisation de soutien pour laquelle tu souhaites rédiger la lettre d'accompagnement. Tu ne peux sélectionner que les organisations enregistrées sur la plateforme et une organisation à la fois. Tu ne trouves pas l'organisation que tu souhaites sélectionner ?
- Assure-toi que tu as écrit correctement le nom de l'organisation, tel qu'il est enregistré sur la plateforme stiftungen.stiftungschweiz.ch.
- Assure-toi qu'il s'agit bien d'une organisation donatrice. Les organisations qui sont enregistrées dans notre répertoire en tant que Nonprofits ne sont pas affichées ici.
Optionnel : Configurer. Ici, tu peux donner à l'IA des instructions qu'elle doit respecter lors de la rédaction de la lettre d'accompagnement. Tu peux déterminer le style d'écriture, ajouter des informations supplémentaires ou encore décider de la longueur de la lettre. Le principe est similaire à celui de ChatGPT. Si tu n'es pas encore familiarisé avec ce principe, n'hésite pas à jouer avec. Essaie par exemple les indications suivantes et vois la différence de résultat : "Utilise un langage très formel et poli. La lettre d'accompagnement s'adresse à une grande organisation de soutien avec des directives strictes", ou "Utilise un langage informel. Utilise le tutoiement et rédige la lettre d'accompagnement sur un ton amical et familier".
Choisis la langue de la lettre. Tu peux choisir entre l'allemand, l'anglais et le français.
Une fois que tu as rempli toutes les données, clique en bas à droite sur "Créer une lettre d'accompagnement". L'IA traite alors tes données et crée ta lettre d'accompagnement. Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.
Tu peux maintenant voir un aperçu de la lettre d'accompagnement que tu viens de générer. Si tu es déjà satisfait, tu peux "exporter" la lettre d'accompagnement en bas à droite. En cliquant sur ce bouton, tu télécharges un fichier Word de la lettre d'accompagnement.
Important : relis attentivement le texte et fais toutes les corrections nécessaires avant d'envoyer la lettre. S'il manque une donnée à l'assistant IA, celui-ci utilise des crochets et des infos de remplacement. Dans notre exemple, tu vois qu'il manque encore les informations sur la personne qui envoie la lettre. C'est pourquoi [First Name] [Last Name] est inscrit tout en bas pour indiquer que ces données manquent encore. Ces informations de remplacement sont des sources d'erreur fréquentes dans l'utilisation de l'IA, il faut donc y prêter attention.
Si la lettre d'accompagnement ne correspond pas du tout à tes attentes, tu peux revenir à la page précédente en cliquant sur "Annuler" et modifier ou compléter les informations.
Améliorer le portrait de projet
En troisième position sur la page d'aperçu des assistants IA, tu trouves l'option suggestions pour améliorer le portrait de projet. Pour cela, clique sur "Que la magie opère!"
Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Ici, tu peux choisir l'organisation et le projet que tu souhaites améliorer. Si tu gères plusieurs organisations sur stiftungschweiz.ch, tu peux les sélectionner par le menu déroulant. A l'étape 2 "Sélectionner un projet", tous les projets que tu as saisis jusqu'alors sur stiftungschweiz.ch s'affichent. Choisis dans le menu déroulant le projet que tu souhaites améliorer avec l'IA. Dès que tu as fait ton choix, clique en bas à droite sur "Vérifier le portrait du projet".
L'IA analyse maintenant le portrait de ton projet.
Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.Une fois l'analyse terminée, tu reçois un feedback détaillé sur tous les aspects potentiellement problématiques du portrait de projet. Le feedback est divisé en plusieurs sections. Chaque section décrit un problème et te fournit également une proposition d'amélioration. L'assistant IA ne crée des sections que pour les points qui présentent un potentiel d'amélioration.
En bas à droite, tu peux exporter l'analyse générée par l'IA de ton portrait de projet sous forme de fichier Word.
Liste Magique
En bas de la page d'aperçu des assistants IA, tu trouveras la Liste Magique. Clique sur "Que la magie opère!" Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Ici, tu peux choisir dans un premier temps une des organisations que tu gères. Dans un deuxième temps, tu peux choisir le projet pour lequel tu souhaites générer la Liste Magique. Pour cela, clique sur le menu déroulant et choisis parmi les projets que tu as déjà saisis sur stiftungschweiz.ch.
Tu peux sélectionner un seul projet à la fois. Une fois que tu as fait ton choix, tu peux continuer en cliquant sur le bouton "Générer Liste Magique" en bas à droite. L'assistant IA génère alors automatiquement une Liste Magique, ce qui peut prendre de quelques secondes à quelques minutes. Dès que ce processus est terminé, une nouvelle page s'ouvre avec la Liste Magique que tu viens de créer.
Dans cette Liste Magique, tu trouveras jusqu'à 30 organisations de soutien qui peuvent correspondre au projet que tu as choisi.
L'assistant IA a attribué à chaque organisation l'un de ces deux tags :
"Adéquation précise" pour les organisations de soutien qui correspondent très bien au projet et qui concordent sur de nombreux points.
"Correspondance partielle" pour les organisations de soutien qui correspondent au projet sur certains aspects, mais qui divergent légèrement sur d'autres points ou qui mettent l'accent sur un autre aspect.
De plus, l'assistant IA a commenté chaque organisation de la Liste Magique en expliquant précisément sur quels aspects l'organisation correspond au projet et sur quels aspects elle ne correspond pas.
Tu trouveras désormais toujours la Magic List sous l'option de menu "Listes" dans tes listes personnelles. Tu en apprendras plus sur les listes et leurs possibilités dans cet article.